HOME > カリクル就活 > 就活豆知識 > 内定辞退のお詫び状の書き方を解説｜マナーや誠意が伝わる例文も紹介

内定辞退のお詫び状の書き方を解説｜マナーや誠意が伝わる例文も紹介

内定辞退お詫び状

就職活動の中で、もらった内定を辞退する場面も少なくありません。その際「お詫び状は書いたほうがいいのかな？どうやって書けばいいんだろう？」と悩みますよね。

そこで本記事では、内定辞退のお詫び状の書き方を徹底解説します。マナーや誠意が伝わる例文も紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

内定辞退のお詫び状は必須ではない

この記事を読んでる人はこんな記事も読んでます

前提として、内定辞退のお詫び状は必須ではありません。以下で詳しく解説します。

1. 辞退報告は基本電話のみでOK
2. お詫び状もあった方が良い場合もある

①辞退報告は基本電話のみでOK

内定の辞退報告は、基本的に電話のみで問題ありません。なぜなら、内定辞退の意思を伝えるのに十分だからです。また、お詫び状はかえって企業の負担になることも考えられます。

さらに、電話で直接話すことで、直接丁寧に辞退の理由を説明し、感謝の意をあなたの声で伝えられる利点もあります。ただし、電話せず手紙やメールだけ送ることは避けましょう。

このように、お詫び状は基本的には不要です。ただし、電話のマナーには十分気をつけましょう。

②お詫び状もあった方が良い場合もある

ほとんどの企業では、内定辞退は電話の報告で問題ありません。ただし、企業やあなたの状況によって、お詫び状もあった方が良い場合があるので注意しましょう。

具体的には、下記のような場合には、お詫び状が必要になります。

• 一度承諾した内定を辞退する時
• 人の紹介を受けた企業を辞退する時
• 格式を重んじる老舗企業の場合

上記に当てはまる場合は、お詫び状を作成しましょう。書き方はこれから紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

内定辞退のお詫び状の基本マナー3つ

まず、内定辞退のお詫び状の基本マナーを3つ紹介します。まずは最低限のマナーを押さえてから書き始めましょう。

1. 手書き・縦書き
2. 便箋は三つ折りで封筒に入れる
3. 「拝啓」・「敬具」が必要

①手書き・縦書き

内定辞退のお詫び状は、手書きしましょう。デジタルの文字では、企業が誠意を感じられない可能性があるからです。文字は手書きで丁寧に、美しく書くように心がけると印象が良くなります。

また、内定辞退のお詫び状は縦書きしましょう。重要な文書は、縦書きすることがビジネスマナーとされるからです。意外に見落とされがちなマナーなので、忘れず押さえておきましょう。

②便箋は三つ折りで封筒に入れる

内定辞退のお詫び状において、便箋は三つ折りで封筒に入れましょう。三つ折りにすると、清潔でフォーマルな印象を与え、相手に対する誠実さを示せるためです。

便箋は、白無地のB5サイズを選びましょう。また、封筒は白無地で、便箋が封筒に収まるサイズの封筒を使うべきです。

内定辞退は相手への礼儀として慎重に行うべき行為です。便箋や封筒などのマナーを守ることで、丁寧なコミュニケーションがとれるため、好印象を残せます。

③「拝啓」・「敬具」が必要

内定辞退のお詫び状には「拝啓」と「敬具」が必要です。これは、ビジネスの基本マナーとして重要。

手紙の冒頭に「拝啓」と書くことで、相手に対する敬意が表現されます。「拝啓、○○様」のように、具体的な名前を入れましょう。

一方、「敬具」は手紙の結びに使われ、手紙を礼儀正しく締めくくる役割を持ちます。「敬具、（あなたの名前）」のように、あなたの名前を入れましょう。

内定辞退のお詫び状の書き方4ステップ

次に、内定辞退のお詫び状の書き方を4ステップで紹介します。

1. 時候の挨拶から入る
2. まずは内定のお礼を述べる
3. 内定辞退する旨と理由を書く
4. 日付・差出人と宛名を記す

①時候の挨拶から入る

内定辞退のお詫び状では、時候の挨拶から入ります。時候の挨拶は、文書の書き出しとして適切だからです。季節や状況に応じた挨拶を書きましょう。

たとえば、春なら「初春の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」秋なら「秋の訪れを感じる今日この頃、貴社ますますご清祥のことお慶び申し上げます。」と表記します。

これにより、お詫びの文脈でも相手に親しみや共感を感じさせ、冷たい印象を避けられます。

②まずは内定のお礼を述べる

内定辞退のお詫び状を書く際、まずは内定のお礼を述べることが大切です。これは、相手企業に感謝の気持ちを示し、丁寧な対応をしたいという姿勢を表現するためです。

お礼は、「この度は、内定の機会を与えていただき、心より感謝申し上げます。」と始めれば問題ありません。感謝の気持ちを丁寧に表現し、礼儀正しい対応を示しましょう。

③内定辞退する旨と理由を書く

次に、内定を辞退する旨とその理由を記載しましょう。内定辞退のお詫び状では、明確な辞退意志を示し、理由を控えめに伝えることが大切です。

理由は「一身上の都合など」と簡潔に表現しても問題ありません。また、率直な理由を書きすぎることは不適切である場合があるため注意が必要です。

最後に、敬意を込めた結びの言葉で締めくくりましょう。文章が明確かつ丁寧であることが大切です。

④日付・差出人と宛名を記す

お詫び文の最後には、日付と差出人、宛名を記入します。メールとは異なり、宛名は最後に書きましょう。記入例は下記の通りです。

1. 日付：令和〇〇年〇〇月〇〇日
2. 差出人：〇〇大学　〇〇 〇〇(氏名)
3. 宛名：株式会社〇〇　〇〇〇〇様

相手の企業名やあなたの大学名など、省略せずに正式名称で書きましょう。

【誠意が伝わる】内定辞退のお詫び状の例文2つ

最後に、内定辞退のお詫び状の例文を2パターン紹介します。

1. 理由をぼかした場合の例文
2. 他の企業への内定が理由の例文

①理由をぼかした場合の例文

この例文では、内定辞退の理由をぼかしているパターンです。

理由を言いにくい場合は「一身上の都合」として書きましょう。内定に関する感謝や、迷惑をかけたことに対する謝罪を盛り込み、誠意が伝わる文章を心がけてください。

②他の企業への内定が理由の例文

この例文では、他の企業への内定が理由であるパターンです。検討した結果、他の企業を選んだ旨を丁寧に伝えましょう。

こちらも、内定をもらったことへの感謝や、迷惑をかけてしまったことの謝罪を忘れてはいけません。

内定辞退のお詫び状はマナーを守って謝意を示そう

この記事を読んでる人はこんな記事も読んでます

本記事では、内定辞退のお詫び状の書き方について、マナーや例文を交えて解説しました。

お詫び状の送付は必須ではありませんが、場合によっては必要になります。

お詫び状を書く際は、マナーを守り、謝意を示しましょう。