HOME > カリクル就活 > 就活豆知識 > 【内定のお礼状用の封筒】選び方から書き方のマナーまで詳しく解説

【内定のお礼状用の封筒】選び方から書き方のマナーまで詳しく解説

マナー内定就活

内定が決まったのち、お礼状を送ることになりますが、封筒の選び方や書き方のマナーがわからず、困っている人も多いでしょう。

ベンチャー企業などは格式を気にしない、そもそもお礼状は要らないと言う場合もありますが、一般的な企業にはお礼状を送るのが基本なので、一緒に確認していきましょう。

内定のお礼状用封筒を選ぶ時のポイント3つ

内定のお礼状用の封筒を選ぶ際のポイントは大きく分けて3つあります。

それぞれのポイントを抑え、企業に良い印象を与えられるお礼状を送りましょう。

1. 返信用封筒が付いていた場合はそれを使用
2. 色は白が好印象
3. サイズは中身のものに合わせる

①返信用封筒が付いていた場合はそれを使用

内定通知書が送られてくる際、内定承諾書などに加えて返信用封筒を同封してくれる企業もあるので、同封されていた場合はわざわざ自分で用意せず、その封筒を使用して問題ありません。

日本のマナー、特にビジネスマナーはややこしいものが多く、「様」と最初から書かれているものをわざわざ消したり、書き加えたりと面倒です。

なので「返信用封筒が入っていたとしても、自分で用意しなければならないのでは？」と思う人も多いでしょうが、返信用封筒についてはそのまま使用して良いとされています。

②色は白が好印象

お礼状の色選びについてですが、必ず白を選ぶようにしましょう。

ビジネスでは茶色の封筒が用いられることが多いので、茶封筒を選んでしまう人も多いかもしれませんが、領収書や請求書などを入れることが基本であり、お礼状には即していません。

白色の封筒はビジネス的な観点から見ると、取引先との書類のやりとりをはじめとした、相手を尊重していることを示す際に用いられるので、ぜひ白い封筒を使うようにしましょう。

③サイズは中身のものに合わせる

お礼状は内定承諾書と合わせて送ることが多いので、内定承諾書のサイズに合わせて選ぶようにしましょう。間違っても内定通知書を半分に折ったりしてはいけません。

大概の書類はA4かB5なので、A4の場合は角型2号、B5の場合は角形3号を選ぶのが基本です。また、お礼状のみを送る場合は長形4号を選ぶと良いでしょう。

また、書類が折れたり曲がらないよう、クリアファイルに入れておくと、より良い印象を与えられます。

【表面】内定のお礼状用封筒の書き方3ステップ

表面の内定のお礼状用封筒の書き方には3つのステップがあります。

それぞれのポイントを抑え、内定を出してくれた企業に対して失礼の無いようにしましょう。

1. 一番右に住所を書く
2. 真ん中に宛名を書く
3. 赤ペンで「内定承諾書　在中」と書く

①一番右に住所を書く

まずは一番右に住所を書きます。

丁・番・号を使って漢数字で書くのが正式なので、アラビア数字は使わないようにしましょう。都道府県も省略せず、丁寧に書き上げることで誠意が伝わります。

また、住所は基本的に1行で書き切るようにするのが理想的とされていますが、特に2行になっても問題ありません。ただし、2行になる場合、かつ縦書きの際は1行目より1マス下げて書き始めましょう。

②真ん中に宛名を書く

宛名は封筒の真ん中に、住所よりやや大きめに書くのが基本です。こちらも「株式会社」などを省略せず、必ず正式名称で書くようにしましょう。

(株)（有）などの表記方法もありますが、これは正式な名称ではないので失礼にあたります。省略しないようにしましょう。

当然ながら誤字はNGです。綺麗に書くこと、そして慣れないマナーに気が散り、誤字に気づかない学生は意外と多いので、最後に確認することおすすめします。

①「様」と「御中」を使い分ける

「様」と「御中」を使い分けるのも非常に重要なポイントです。

個人名の場合や、採用担当者の名前までを書く場合は「様」が一般的とされており、反対に企業名、事業部までの場合は「御中」と記載するのが基本とされています。

②返信用封筒の「行」や「宛」は消して書き直す

返信用封筒には「行」や「宛」と書かれていますが、これは二重線で消すことが一般的です。もちろん、二重線を引く際も「定規を使え」とまでは言いませんが、丁寧に引きましょう。

そして「様」か「御中」と左横か真下に書くのがマナーです。学生側から送るものなので、きちんと敬称を付けることを忘れてはいけません。

③赤ペンで「内定承諾書　在中」と書く

ただ返信用封筒に入っているだけの書類は、外から見たら何の書類なのかわかりません。忙しい企業の場合、優先度が低いとみなされてなかなか開けてもらえない可能性もあります。

そこで、赤ペンで「内定承諾書　在中」と書き、定規で囲んでおくと採用担当の方もわかりやすいので、ぜひ書くようにしましょう。

今の時代、「誤って他の人に内定を出してしまった」なんてことは起こらないでしょうが、自分の人生が懸かっていることなので、念には念を入れることが大切です。

【裏面】内定のお礼状用封筒の書き方3ステップ

続いて裏面の内定のお礼状用封筒の書き方3ステップも確認していきましょう。

表面と同様、しっかりとビジネスマナーを把握していることが伝わるようなお礼状を作成することは大切です。

1. 左下に自分の住所・氏名を書く
2. 郵便番号はアラビア数字でOK
3. 封をしたところに〆と書く

①左下に自分の住所・氏名を書く

自分の住所・名前は小さめ、かつ左下に書くのが一般的です。自分の名前なども同じくらい大きいと収まり切りませんし、自己主張が強すぎる印象を与える可能性もあります。

もちろん、自分の住所の都道府県なども省略しないようにしましょう。例えば大阪府に住んでいるならば「大阪市」からで良いだろう、ではなく、きちんと「大阪府大阪市」と記載するのがマナーです。

また、「封かん日」は左上部に書くのが一般的とされています。

②郵便番号はアラビア数字でOK

意外に思う人も多いかもしれませんが、郵便番号はアラビア数字を用いることが近年では一般的とされています。

郵便番号は左下の住所・氏名の上に書くようにしましょう。

郵便番号は住所の大まかな仕分けを行う際に重要な番号で、書かなくとも届きますが、時間がかかる恐れがありますし、書くのがマナーなので、忘れずに書くことが大切です。

③封をしたところに〆と書く

封筒のマナーにはさまざまなものがある中で、封の閉じ方にもマナーがあります。

封筒をのりなどでしっかり閉じた後は、封をしたことを示す必要があるのです。「〆」「封」などが一般的であり、封をしたところに〆と書いておけば間違いないでしょう。

封字は中身が他の誰にも見られていないことを示すための大切なもので、特に内定承諾書のような機密書類を扱う際は忘れずに書くことが重要です。

内定のお礼状を封筒に入れる時のポイント2つ

内定のお礼状を封筒に入れるにあたって気をつけるべきポイントは大きく分けて2つあります。

封筒の外側については印象の良いものを作成できていると思いますので、せっかくならばより印象が良くなる工夫をしましょう。

1. 同封書類がある時はクリアファイルを使用
2. お礼状のみの場合は三つ折り

①同封書類がある時はクリアファイルを使用

添え状などの同封書類がある場合、必ずクリアファイルを使用するようにしましょう。折れたり汚れたりすることを防ぐのはもちろん、雨に濡れても多少耐えられます。

サイズさえ合えば特に指定は無いので、自宅にあるもの、無ければ100円ショップなどのもので構いません。

また、中身がすぐわかるように必ず透明のものを利用するようにしましょう。

「就活の際は基本的に書類をすべてクリアファイルに入れる」と思っておけば問題ありません。

②お礼状のみの場合は三つ折り

一方、お礼状のみを送る場合は三つ折りで問題ありません。

まず下三分の一を上に折り上げ、続いてもう三分の一を折り、三つ折りを作りましょう。

また、封筒の裏から見たときに手紙の書き出しが上になり、便箋の上部が右側に当たるように入れるのが一般的とされています。

お礼状のみということは内定したにもかかわらず就職しないということですが、それでもいつか転職したり、取引先になるかもしれない企業には丁寧にマナーを守って対応しましょう。

切手の使用より窓口からの郵送がおすすめ

企業に内定のお礼状を送る際、切手を使ってポストに投函するよりも、窓口に行って速達で郵送するようにしましょう。

料金は大きさや重さによりますし、近年、手紙を投函することなど滅多にない、という方も多いでしょうから、確実に届けるためにも窓口で対応してもらうことが大切です。

わからない場合は窓口で聞いた方が早く、確実です。流石に書き方までは教えてくれませんが、「企業へのお礼状の出し方がわからない」と言えば、親身になって対応してくれることでしょう。

内定のお礼状は封筒のマナーも守って送ろう

今回は企業へのお礼状の書き方や封筒のマナーについて解説してきました。

内定承諾書も同封し、これから就職する企業はもちろんのこと、いつかまた関わるかもしれない、あなたを迎え入れたいと思ってくれた企業に対して感謝の気持ちを込めましょう。