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入社時の挨拶メールの書き方を解説｜例文や好印象を得るコツも紹介

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就職活動を終え、入社を目前に控える人の中には、「入社時の挨拶メールはどのように書けばいいの？そもそも送る必要はあるの？」と悩む人も多いのではないでしょうか。

本記事では、入社時の挨拶メールの書き方を徹底解説します。挨拶メールの例文や好印象を得るために押さえておきたいポイントもあわせて紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

入社時の挨拶メールは必須マナーではない！

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前提として、入社時の挨拶メールは必須マナーではありません。メールを送らなかったからといって、企業からの評価が大きく下がるとは考えづらいでしょう。

ただ、きちんとしたメールを送っておくことで、好印象を与えることは十分に考えられます。そのため、できれば送っておきたいところです。

メールは、会社の人や部署の人などの関係者に送る場合と、入社式に顔合わせが出来なかった人や取引先の人個人に送る場合があります。

どの範囲の人までメールを送るかは、企業の規模などで調整しましょう。

【4項目】入社時の挨拶メールの書き方

次に、入社時の挨拶メールの書き方を4項目で解説します。

1. 件名
2. 宛名
3. 本文
4. 署名

①件名

まずは、件名です。件名は、受信者に対してメールの内容を端的に伝える役割を果たします。難しく考えず「入社のご挨拶」とすれば問題ありません。

また、自分の名前や入社日を含めて、誰が送信したメールかすぐに分かるようにするとよいでしょう。

受信する人の立場になって、簡潔ながらも丁寧な言葉遣いを心がけることで、好印象を与えられます。

②宛名

入社時の挨拶メールの宛名について、配属先の部署内にのみ送る場合、会社名を省略して「関係者の皆さま」や「各位」と表記しましょう。

特定の人に送る場合は、会社名（株式会社〇〇）と役職（△△部 部長など）を明示し、相手の名前を添えます。

宛名は、丁寧さや関係性を考慮して選び、メールの受信者に合わせて使い分けることが大切です。

③本文

入社時の挨拶メールの本文は、本文を300字から500字程度の簡潔な文章でまとめます。まず、氏名と自己紹介から始め、続いて仕事への意気込みを述べ、最後に上司や同僚への指導のお願いを添えましょう。

メールは礼儀正しく、明るく、前向きなトーンを心がけることが大切です。また、ビジネスメールのフォーマットに従い、正しい敬語を使用しましょう。

挨拶メールは、新しい職場での良好なスタートを切るために重要なものであるため、丁寧に内容を考える必要があるのです。

④署名

入社時の挨拶メールでは、学校名ではなく、会社名と所属部署名を署名に記載することが大切です。例えば、挨拶の文章を締めくくる際には、

今後とも〇〇株式会社、〇〇部署の一員として精一杯努力し、貢献していく所存です。どうぞよろしくお願い申し上げます。

といった具体的な会社と部署の名前を挙げることで、あなたの所属と意気込みが明確に伝わります。このような挨拶は、新たな環境でのスタートを切る際に、印象を良くする重要な一歩になりますよ。

入社時の挨拶メールで好印象を得るコツ3つ

次に、入社時の挨拶メールで好印象を得るコツを3つ紹介します。

1. くだけた内容は避ける
2. 謙虚な表現を心がける
3. なるべく簡潔にまとめる

①くだけた内容は避ける

入社時の挨拶メールで好印象を得るには、くだけた内容は避け、ビジネス用の真面目な文章を心がけましょう。

挨拶メールでは、ユーモアやオリジナリティは意識する必要はありません。専門的で丁寧な表現を使い、自己紹介や期待に添えるような意気込みを伝えることが大切だからです。

メールの文体やトーンは、新しい職場におけるプロの態度を示すものと捉え、ビジネスライクな姿勢をアピールしましょう。

②謙虚な表現を心がける

入社時の挨拶メールで好印象を得るコツは、謙虚な表現を心がけることです。入社時の挨拶メールは、相手に対して感謝の意を示し、協力の意向を伝える目的があるからです。

また、自己紹介においても過度な自己アピールは控えましょう。就活生ではなく、企業のいち人間として姿勢を伝える必要があります。

謙虚で誠実な態度は、新しい環境での円滑なコミュニケーションを築く第一歩となり、好印象を与えますよ。

③なるべく簡潔にまとめる

入社時の挨拶メールでは、なるべく簡潔にまとめましょう。相手の読むストレスを減らし、好印象を与えられるからです。

最低限の情報や挨拶を含め、メッセージは短く明瞭にすることが好ましいでしょう。

冗長な文章や不要な詳細を避け、相手の時間を大切にする意識を持つことが重要です。必要な情報を適切に伝え、感謝の意や期待感を表現することで、スマートな挨拶メールを作成できることを印象付けられます。

【場合別】入社時の挨拶メール例文3つ

最後に、入社時の挨拶メール例文を3パターン紹介します。

1. 不特定多数への挨拶
2. 個人への挨拶(社内編)
3. 個人への挨拶(社外編)

①不特定多数への挨拶

この例文は、不特定多数へ挨拶メールを送るパターンです。宛先は「関係者の皆さま」とし、仕事への意気込みや上司、同僚への指導のお願いを添えています。

②個人への挨拶

この例文は、社内の個人へ挨拶メールを送るパターンです。宛先は個人名とし、配属先まで記載しています。

③個人への挨拶(社外編)

この例文は、社外の個人へ挨拶メールを送るパターンです。宛先は企業名、課の名前、個人名としています。相手が所属する企業に懇意にしてもらっていることを添えていることもポイントです。

入社時の挨拶メールはマナーを守って好印象を得よう！

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本記事では、入社時の挨拶メールの書き方を徹底解説しました。

入社時のメールを送ることは必須ではありませんが、送ることで好印象につながる可能性もあるため、送っておいて損はないでしょう。

ぜひ、本記事で紹介したポイントや例文を元に、魅力的な入社時のメールを作成してみてくださいね！