内定後にお礼状を出しておくと、企業や採用担当者に好印象を与えられる可能性が高まります。
しかし、お礼状にどのような内容を書くべきなのか分からない方も多いでしょう。
そこで、本記事ではお礼状の書き方やポイント、例文を紹介します。
ポイントを踏まえた上でお礼状を作成し、内定に対する感謝の気持ちを伝えましょう。
内定後のお礼状は必要なのか？
内定後のお礼状は、必ず出さなければならないものではありませんが、今後のことを考えると出しておいた方が良いとされています。
なぜなら、きちんとお礼の気持ちを伝えることで、企業や採用担当者へ好印象を与えられる可能性が高まるからです。
採用活動は、企業側にとってもさまざまな苦労がかかるもの。採用担当者の苦労を理解し、感謝を示せば「気遣いができる人だ」と思ってもらえるでしょう。
なお、メールでも問題ありませんが、より丁寧に謝意を伝えられる手書きのお礼状がおすすめです。
内定後のお礼状に書く項目7つ
ここでは、お礼状に含めるべき基本の7項目を紹介します。
- 頭語
- 時候の挨拶
- 内定へのお礼の言葉
- 入社後の抱負
- 結語
- 日付と署名
- 宛名
相手に対して失礼にならないよう、お礼状の内容について確認していきましょう。
①頭語
頭語とは、手紙の冒頭に書く言葉であり「こんにちは」の意味を含みます。いきなり本文から入るのではなく、頭語で始めることで丁寧な印象を与えられるでしょう。
また、相手や状況によって適切な表現方法が変わるため、お礼状にふさわしい頭語を選ぶことも大切なポイント。
頭語といえば「拝啓」を思い浮かべる方も多いですが、相手を敬う気持ちを示す必要のあるお礼状では、より改まった表現である「謹啓」などを使うのが一般的です。
②時候の挨拶
時候の挨拶とは、季節を表現する挨拶のこと。寒い季節や暑い季節などに、相手の健康を気遣うための意味合いもあるため、お礼状には欠かせないものです。
使用すべき挨拶は季節ごとに異なるため、お礼状を送る時期に合わせて選ぶ必要があります。例えば5月は「新緑の候」、6月は「初夏の候」などが挙げられるでしょう。
また、時候の挨拶の後には、相手の健康や繁栄を願う「安否確認の挨拶」も必要です。
③内定へのお礼の言葉
次に、内定を出してもらえたことに対して感謝の気持ちを述べます。丁寧な言葉遣いを意識し、誠意のあるお礼の文章を作成しましょう。
ここで注意しておきたいのが、長文になりすぎないことです。
感謝の思いが強いと、ついつい長文になることも珍しくありません。しかし、長すぎる文章は読むのに時間がかかり、相手の負担となる可能性があります。
逆に印象が下がる恐れもあるため、簡潔かつ気持ちが伝わるような文章にまとめてください。
④入社後の抱負
お礼状には、感謝の気持ちだけでなく入社後の意欲も記しておくと、企業や採用担当者に好印象を与えられます。
「どのようなモチベーションを持っているか」「入社後はどんな目標を掲げ、達成していきたいか」など、仕事のやる気を感じられる文章を含めましょう。
抱負を書く時は、自分が実際に働いている姿をイメージし、努力していきたいことを具体的に考えていくとスムーズに文章を作成できます。
⑤結語
結語とは、手紙の最後に書く結びの言葉であり「さようなら」の意味があります。頭語に対応した言葉を使わなければならないため、間違わないようにしましょう。
例えば「謹啓」の場合は「謹言」、もしくは「敬白」を使用します。
また、結語は最後に書いた文章から二文字分下げた位置に記入するのも意識しておきたいマナーです。
普段の手紙やメールではあまり使わない言葉だからこそ、基本的な決まりから外れないように注意してください。
⑥日付と署名
結語の後には、お礼状を作成した日付を入れます。
改まった手紙の中には「〇月吉日」といったように日付を記すこともありますが、お礼状の場合は「吉日」のように曖昧な表現を使わないようにしてください。
はっきりと日付を記し、タイムラグが生じないように投函するのがお礼状の基本的なマナーです。
また、日付の後には、大学名・学部名・氏名を記入します。メールの場合は、連絡先としてメールアドレスや電話番号も含めておくと良いでしょう。
⑦宛名
宛名には、企業名と部署、採用担当者の名前を記入します。例えば、担当者個人に宛てたお礼状なら「△△株式会社 〇〇部署 ××様」と記してください。
担当者が分からない場合や、複数人に宛ててお礼状を出す場合は「△△株式会社 〇〇部署 御中」とすれば問題ありません。
宛名まで書いたら、お礼状の完成です。しかし、せっかく丁寧な文章を作成しても、宛名が間違っていては相手に不快感を与えます。
記入の前後には記載内容に誤りがないかよく確認しておきましょう。
【場合別】内定後のお礼状の例文
ここからは、内定後のお礼状の例文を2パターン紹介します。
- 手書き
- メール
手書きとメールとでは、お礼状の書き方が少し異なります。それぞれのお礼状の書き方を確認し、どのような内容がふさわしいのか把握しておきましょう。
【例文①】手書き
内定後のお礼状のように、目上の人へ送る手紙は縦書きが基本です。
横書きは親しい人に向けた手紙で用いるため、避けた方が良いでしょう。相手への敬意が伝わるよう、丁寧に書くようにしてください。
| 謹啓 秋暑の候 皆様におかれましては一層ご活躍のことと拝察いたします。 このたびは、ご多忙のところ選考のためにお時間を取っていただきありがとうございました。 また、内定のご通知をいただき、誠に感謝申し上げます。すぐに恩師や両親へ内定の報告をしたところ、大変喜んでおりました。 入社後は、貴社の一員として貢献できるよう、ますます精進していく所存です。まだ未熟者ではありますが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。 このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。略儀ではありますが、書中にて取り急ぎ御礼申し上げます。 謹言 令和△年△月△日 ××大学××学部 四年 ○○（自分の氏名） 株式会社△△ 人事部人事課 △△様 |
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【例文②】メール
手紙が難しい場合は、メールでお礼を伝えても問題ありません。
大切なのは、感謝の気持ちを伝えることです。メールの内容がすぐにわかるように、件名には「内定のお礼/大学名・氏名」と記しましょう。
| 株式会社△△ 人事部人事課 △△様 お世話になっております。先日は、お忙しい中面接の時間を取ってくださり、誠にありがとうございました。××大学××学部の○○（自分の氏名）です。 このたびは内定のご通知をいただき、心より感謝申し上げます。両親にも伝えたところ、とても喜んでおりました。 入社後は、1日でも早く貴社で活躍できるよう、知識・技術面をさらに磨いてまいりたいと考えております。未熟な部分も多くありますが、どうぞご指導のほどよろしくお願い申し上げます。 略儀とはなりますが、まずはメールにてお礼を申し上げます。このたびは、誠にありがとうございました。 ○○（自分の氏名） ××大学××学部四年 メール：△△△△com 携帯電話：△△-△△-△△ |
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内定後のお礼状の書き方のポイント3つ
ここでは、お礼状を書く際に意識したいポイントを3つにまとめました。
- できるだけ手書きのお礼状を出す
- シンプルな便箋を使って書く
- 誤字脱字がないか必ずチェックする
好印象を与えるお礼状に仕上げるために、3つのポイントをしっかり押さえていきましょう。
①できるだけ手書きのお礼状を出す
お礼状は、できるだけ手書きを意識することが大切です。時間をかけてお礼状を手書きすることで、メールよりも丁寧な印象を与えられます。
メールは手紙と比べて手間がかからない分「簡単にお礼状の作成を済ませた」と思われる可能性もあるでしょう。
もちろん、メールがNGというわけではありませんが、時間が取れるのであれば、手書きのお礼状を出すのが最善だと言えます。
なお、電話でお礼を伝えるのは最も避けたおきたい方法です。相手の仕事を中断させて迷惑をかける恐れがあるため、やめておきましょう。
②シンプルな便箋を使って書く
お礼状の便箋は、白無地のシンプルなデザインを選ぶのがマナーです。イラストや柄、色が付いているものはカジュアルな印象になるため避けましょう。
質感は、コットンや和紙が多めに入っているものを選ぶと上品さを演出できます。罫線の幅は、10ｍｍほどが目安。すっきりとしたフォーマルな雰囲気になります。
また、お礼状は縦書きが基本なので、和封筒を選ぶのもポイントです。
オンライン通販や文房具店などにお礼状用の便箋・封筒のセットも販売しているため、活用してみてください。
③誤字脱字がないか必ずチェックする
せっかく手書きのお礼状を作成しても、誤字脱字があれば、相手に対して失礼な印象を与えます。
また、誤字脱字をそのままにしておくことで「注意力のない人だ」と思われる可能性もあるでしょう。
お礼状を作成した後は全体を読み直し、誤字脱字がないか細かなところまでチェックすることが大切です。
もし、誤字脱字があるようなら修正は行わず、新しい便箋で1から書き直す必要があります。
お礼状に修正テープや修正ペンを使うのはマナー違反になるため、注意してください。
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内定後のお礼状に関するよくある質問2つ
最後に、内定後のお礼状に関してよくある質問を2つ紹介します。
- お礼状はいつまでに出すべきか？
- お礼状を出さないと評価は下がるのか？
しっかりと疑問を解消してからお礼状を作成し、内定に対する感謝の気落ちを伝えましょう。
Q.1｜お礼状はいつまでに出すべきか？
お礼状は、内定が出てから1週間以内に出すのが一般的です。もし、1週間以上経過した後にお礼状を出すのなら、謝罪の文章を加えておきましょう。
手書きのお礼状の場合、投函してから企業へ届くまでに数日かかるため、できるだけ早く準備を整える必要があります。
もし、内定の通知から1ヶ月以上経過してしまったのであれば、お礼状を出さないというのも選択肢の1つ。
あまりにも遅いタイミングでお礼状を出すと、逆に失礼な印象を与えるリスクがあるため注意してください。
Q.2｜お礼状を出さないと評価は下がるのか？
前述の通り、内定に対するお礼状は必ず出さなければならないものではありません。
お礼状を出さないからといって評価が下がったり、内定が取り下げられたりといったことはないでしょう。
ただし、お礼状には「入社前に企業や採用担当者に好印象を与えられる」というメリットがあります。
事前に好印象を与えておけば、入社後の人間関係構築にも良い影響を与えられるはず。
もし、お礼状を出すべきか否か迷っているのであれば、早めに出しておくのがおすすめです。
内定が出たらお礼状で感謝の気持ちを伝えよう！
内定後のお礼状は、内定通知への感謝の気持ちと入社後の抱負を伝え、仕事への意欲を見せるのがポイントです。
手書きで丁寧にお礼状を作成し、誠意を伝えるようにすれば「細かなところまで気配りができる人だ」と思ってもらえるでしょう。
今回ご紹介したポイントを意識し、心を込めてお礼状を作成してみてください。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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