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OA事務とはコンピューターを活用する事務職のこと！必要なスキルについて解説

OA事務事務職スキル

「OA」事務をご存じですか？OA事務は、コンピューターを利用した事務職のことで、一般事務や営業事務と並び人気の職種です。

今回は、OA事務の仕事内容や必要なスキル、向いている人の特徴を解説しているのでぜひ参考にしてみてください。

また、他の事務との違いについても紹介しているのであわせてチェックしてみてください。

OA事務とは

OA事務(おーえーじむ)とは、コンピューターを活用した作業をする事務職のこと。「OA」は、「Office Automation(オフィス・オートメーション)」の略称です。

パソコン等のOA機器を活用することで、これまで手作業で行っていた事務作業が自動化され、効率的に作業できるようになりました。OA事務は、その変遷に伴って生まれた職業です。

OA事務の仕事内容とは

ここでは、OA事務の仕事内容について、以下のことを説明します。

1. OA事務の仕事内容
2. OA事務と他の事務の違いはあまりない

OA事務の仕事内容

OA事務の主な仕事内容は、Microsoft OfficeのWordでの文書作成やExcelでのデータ集計・分析・パワーポイントでのプレゼン資料の作成などです。

文書や資料は、社内で利用するものだけでなく、社外で利用する契約書や見積書などの書類も作成します。

集計や分析は、ExcelやAccessを使ってデータ入力をしていき、関数や表計算などで結果を作成していく業務です。

OA事務と他の事務の違いはあまりない

OA事務は、一般事務や営業事務と並び人気の職種ですが、実は他の事務職との違いは徐々になくなってきており、最近では同じような業務内容になっています。

接客や他部署のアシスタント業務もOA事務が担当することもあります。

パソコンを利用して作業することが一般的になっていますが、OA事務はより高度なパソコンのスキルを必要とするのが特徴ですね。

OA事務に求められる3つのスキル

OA事務に求められる3つのスキルについて紹介します。

1. 基本的なパソコン操作・タイピングができるか
2. WordやExcelの知識があるか
3. 事務処理能力があるか

パソコンの画面と向き合って淡々とこなすだけでなく、事務処理の能力を上げるために日頃から自分のクセや正確さを意識することが求められます。

①基本的なパソコン操作・タイピングができるか

OA事務は、パソコンを使った作業が多いため、コンピューターの基本的な操作を手早くまたは効率良くすることが求められます。

特にWordを使った文書作成などにおいては、ブラインドタッチはもちろんのこと、テンキー操作やショートカットキー、タイピングの速度・正確性も必要です。

他にも、データ保存の仕方や管理なども基本的な操作に含まれるため、不安な人はパソコン教室で基礎を学ぶといいでしょう。

②Word・Excelの知識があるか

OA事務は、コンピューターを使ってビジネス文書をしたり、Excelで表計算を早く正確にこなすことが求められるため、WordやExcelなどの知識がある程度なければなりません。

特に作成データ集計に利用するExcelでは、関数に関する知識やスキルが必要です。

またピポットテーブルも使う機会が多いので、操作に慣れている方が有利です。

③事務処理能力があるか

OA事務は、書類作成をはじめ、データ集計・分析をミスなくスピーディーに作業を遂行する能力があるかが重要です。

事務作業をより早くするには、自分の作業効率を見直すことも時には必要になります。

処理にかかる時間を短縮できるように効率化を図ることを意識しましょう。

OA事務に向いている人の特徴3つ

続いて、OA事務に向いている人の特徴を3つ紹介します。

1. PCスキルに秀でている
2. 主体性・向上心がある
3. コミュニケーション能力が高い

自分にスキルがあるかチェックしてみてください。

①PCスキルに秀でている

OA事務にとって、パソコンスキルは非常に重要なポイントです。

独自のシステムを採用しているソフトに関して、専門的な知識やスキルを持っておく必要があります。

基本的なパソコン操作に加え、タイピングスピードやブラインドタッチ、テンキー・ショットカットキ―の操作など、スキルが高いほどアピールポイントになります。

②主体性・向上心がある

OA事務は、与えられた業務だけをこなすだけでなく、主体性や向上心がある人に向いています。

OA事務の業務は多岐に渡るため、指示待ちのような受け身の姿勢ではなく、「今自分は何ができるか?」を常に考え、行動していく積極性が必要です。

自分の持っているスキルをさらに磨くことができる人は、会社でとても重宝されます。

また問題やトラブルが起きたときにも積極的に関わっていくことで、周囲の人からも信頼される存在となるかもしれません。

③コミュニケーション能力が高い

OA事務は、パソコンや周辺機器と1日中向き合っていて、人とあまり話さないイメージを持たれがちですが、実はコミュニケーションスキルも求められます。

なぜなら、一般事務と同様に来客対応や電話応答、他業務のアシスタントなども仕事のうちに入るからです。

会社での業務を円滑にすすめるためにも、コミュニケーションを取りながら、業務に取り組み、関わる人たちと気持ち良く仕事ができる人材が求められます。

OA事務は持ち前のPCスキルを活かしたい人におすすめ

OA事務は、持ち前のパソコンスキルを存分に発揮したい人におすすめの職種です。

コンピュータ―操作が得意なだけでなく、Word・Excelの知識や経験があり、事務処理能力がスピーディーであれば向いているでしょう。

また一般事務と同様に接客業務やアシスタント業務もあるので、コミュニケーションスキルや協調性がある人はぜひ挑戦してみましょう。